Przygotowanie przeprowadzki firmy

Planowanie jest podstawą każdego procesu biznesowego, również w przypadku realizacji przeprowadzki firmy. Z punktu widzenia bezpieczeństwa i sprawności całego procesu, jego rola jest nie do przecenienia.

Opracowanie planu realizacji

Plan powinien uwzględniać wszelkie zdarzenia i sytuacje jakie będą miały miejsce podczas realizacji usługi. Należy postarać się przemyśleć przebieg przyszłej przeprowadzki i rozwiązać każdą problematyczną kwestię, z którą będziemy mogli się spotkać.

Do ustalenia zostają następujące kwestie:

• Data rozpoczęcia przygotowań przez pracowników?
• O której godzinie ma rozpocząć się przeprowadzka i do której godziny pracownicy mają możliwość przebywać na terenie biura?
• Zakres prac do wykonania po stronie pracowników – np. pakowanie rzeczy osobistych, oznakowanie sprzętu komputerowego lub mebli przeznaczonych do przeprowadzki?
• Co z pracownikami, którzy będą nieobecni w firmie w czasie przygotowań do przeprowadzki (zwolnienia, urlopy)?
• Jak ma wyglądać proces przekazania mienia do przeprowadzki aby mieć pewność, że wszystkie rzeczy dotarły na miejsce?
• Które rzeczy mają zostać przewiezione, a które zostają w starej lokalizacji?
• Które dokumenty zakwalifikować jako poufne i przewieźć w plombowanych kontenerach z zachowaniem podwyższonych zasad bezpieczeństwa?
• Jak ma wyglądać aranżacja zabudowy meblowej w nowym biurze?
• Czy aranżacja uwzględnia również kwestie dostępu do podłączeń sieciowych i gniazd elektrycznych?
• W jaki sposób ma być ustalona kolejność realizacji przeprowadzki – przeprowadzamy poszczególne pomieszczenia, piętra czy np. działy?
• Czy podłączenie sprzętu komputerowego ma zostać wykonane przez firmę przeprowadzkową, własny dział IT czy bezpośrednio przez pracowników?
• Kto z pracowników będzie obecny podczas przeprowadzki na nowym i starym adresie?
• Ile osób potrzebnych będzie do pomocy pracownikom w pierwszym dniu po rozpoczęciu pracy w nowym biurze?

 

Przekazywanie informacji pracownikom i przydzielenie odpowiedzialności.

Właściwe zarządzanie informacją na temat przeprowadzki daje nam gwarancję, że wszyscy w firmie będą wiedzieli jak się do niej przygotować a w dniu przeprowadzki nie będzie żadnych niespodzianek. Zaś delegacja uprawnień do podejmowania decyzji pomoże rozwiązać ewentualne problemy już w trakcie samej realizacji.

Dlatego też firma DTS pomaga swoim Klientom w zarządzaniu informacjami w trakcie przygotowań do przeprowadzki jak i w trakcie jej realizacji. Oprócz spotkań szkoleniowych zapewniamy bieżący dostęp do informacji online, jak również specjalnie przygotowane materiały drukowane dla pracowników.

Informacje można przydzielić do dwóch kategorii:

• Informacje ogólne i dostępne dla wszystkich – dotyczące sposobu pakowania czy opisywania mienia, dnia przeprowadzki i godziny, do której należy opuścić biuro,
• Informacje szczegółowe – dotyczące konkretnego działu takie jak procedury bezpieczeństwa, kolejność przeprowadzania danego działu czy aranżacje pomieszczeń w danym obiekcie.

Pozwala to przekazać wszystkim pracownikom tylko te informacje, które dotyczą ich samych. Unikniemy dzięki temu pomyłek związanych z natłokiem nowych i niestosowanych dotychczas procedur, które dla osób nieuczestniczących w procesie planowania nie zawsze mogą okazywać się oczywiste.

Osoby odpowiedzialne za podejmowanie decyzji w trakcie realizacji usługi powinny być zaangażowane w proces planowania usługi i znać szczegóły dotyczące poszczególnych jej aspektów. W przypadku realizowania usługi w trybie 24-godzinnym, brak odpowiedniej decyzji podjętej w środku nocy może skutkować przestojem prac do samego rana a tym samym spowolnieniem całego procesu.